Có thể nói Profile công ty là một loại tài liệu giúp khách hàng tìm hiểu nhanh chóng về công ty. Nó là một ấn phẩm Marketing quan trọng đối với một doanh nghiệp muốn phát triển thương hiệu lớn mạnh, giúp doanh nghiệp thể hiện năng lực cũng như thế mạnh của mình với khách hàng và đối tác. Được coi như một bảo bối của mỗi công ty nên việc thiết kế một chiếc profile vừa phù hợp vừa thu hút là điều vô cùng quan trọng. Profile công ty có thể được thể hiện dưới dạng bản cứng như một cuốn sách hoặc được đăng tải trên website của công ty
Profile công ty là gì?
Về cơ bản, Profile công ty hay còn gọi là hồ sơ năng lực, hồ sơ dự thầu,… thường được thiết kế dưới dạng một cuốn sách nhỏ, dung lượng khoảng 16-32 trang giới thiệu tóm tắt về doanh nghiệp, sản phẩm, dịch vụ, thế mạnh, lĩnh vực kinh doanh, khách hàng, đối tác và các dự án công ty đã thực hiện. Ngoài ra phần Profile này cũng thường được “Show off” ngay trong phần giới thiệu trên Website của công ty.
Qua profile khách hàng có thể có cái nhìn tổng quát hơn về công ty và ngược lại, công ty cũng dễ dàng hơn trong việc tiếp cận khách hàng. Có thể nói, Profile chính là công cụ đắc lực của công ty trong việc kinh doanh và tiếp thị sản phẩm. Bên cạnh đó, nó cũng có thể giới thiệu khả năng, năng lực của doanh nghiệp đến với các nhà thầu, nhà cung cấp.
Trong công ty có thể có nhiều brochure giới thiệu về sản phẩm, thế nhưng để giới thiệu về công ty thì chỉ có một profile duy nhất.
Thiết kế Profile công ty cần chuẩn bị những gì
1: Xác định đối tượng mục tiêu Profile doanh nghiệp nhắm tới
Đối tượng mục tiêu Profile thỏa mãn tốt nhất phải được xác định rõ ràng đó chính là khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp (targeted customers).
Theo quy luật Pareto thì đây mới là nhóm 20% mang đến 80% doanh thu cho doanh nghiệp.
Để xác định mục tiêu đúng, doanh nghiệp cần trả lời hai câu hỏi sau:
- Đối tượng mục tiêu là ai: Tuổi tác, trình độ học thức, cấp bậc / địa vị xã hội, quan điểm đại diện (truyền thống hay hiện đại, pha trộn)?
- Tại sao họ cần xem profile của doanh nghiệp?
Việc này sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra định hướng chính xác và đề ra các hạng mục và lồng ghép văn phong thích hợp trong cuốn profile.
2: Xác định nội dung Profile doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần chọn lọc thông tin, sắp xếp nội dung hợp lý tránh để cuốn Profile có quá nhiều thông tin. Điều này không gây được thiện cảm tốt với khách hàng.
Kịch bản nội dung và nội dung được đưa vào quyết định lớn đến thành công của Profile công ty. Nội dung sản phẩm là phần quan trọng nhất trong profile doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần và bạn cố gắng chọn lọc thông tin khách hàng dễ nhìn dễ tiếp cận.
Profile (Hồ sơ doanh nghiệp) là để cho khách hàng, đổi tác hiểu thêm về cội nguồn của bạn và tư tưởng, cốt cách của doanh nghiệp.
Các nội dung chính trong Profile:
- Mục lục: Giúp khách hàng hiểu, nắm bắt được cấu trúc nội dung của Profile mà họ cầm trên tay, nhanh chóng tra cứu đến nội dung mà họ quan tâm nhất.
- Tên doanh nghiệp: Tên đầy đủ bằng tiếng Anh, tiếng Việt hoặc cả hai, trụ sở chính, chi nhánh/ văn phòng đại diện, nhà máy sản xuất, điện thoại, fax, email chăm sóc khách hàng, thời gian thành lập. Phần này nên xuất hiện càng nhiều càng tốt, ở mọi header/footer trong mọi trang profile, để khách hàng dễ dàng liên lạc khi cần.
- Thư ngỏ: Thư ngỏ của Tổng giám đốc/ Chủ tịch
- Quá trình phát triển: điểm qua những mốc thời gian quan trọng, những sự kiện lớn như: chi nhánh thứ “n” khai trương/ khánh thành, kỷ niệm 500 năm thành lập, nâng cấp công nghệ hiện đại, dây chuyền sản xuất mới, tốc độ tăng trưởng thị phần/công suất/lợi nhuận, …
- Thành tựu: các giải thưởng, huân chương, chứng nhận tiêu chuẩn, chất lượng, …
- Tầm nhìn: mục tiêu tương lai và dài hạn của doanh nghiệp.
- Sứ mệnh: sự cam kết của doanh nghiệp đối với cộng đồng, với xã hội, những giá trị mà doanh nghiệp mang đến, góp phần tạo dựng tương lai sáng lạn cho nhân loại. Tuyệt đối ở mục sứ mệnh này, không được nhầm lẫn cho vào những câu từ “thương mại”. Vì nếu doanh nghiệp chỉ neo vào “tiền” thì không thể bền vững, phải là điều gì mang tính nhân văn, đạo đức và có giá trị mãi mãi.
- Giá trị cốt lõi: đây là mục quan trọng để doanh nghiệp thể hiện điểm khác biệt của mình so với đối thủ. Phần này hãy khai thác nhiều hơn từ CEO hay Founder, tìm hiểu triết lý sống còn và trường tồn của doanh nghiệp. Giá trị cốt lõi sẽ bao gồm cả điểm mạnh và nguyên tắc sản xuất kinh doanh, giúp khách hàng phân loại cân nhắc sử dụng, đầu tư.
- Cơ cấu tổ chức: đặc biệt quan trọng cần khi profile nhắm đến các nhà đầu tư/ đối tác lớn. Điều này giúp nhà đầu tư nhận định mô hình hoạt động, quản lý của doanh nghiệp có phù hợp với họ hay không.
- Sản phẩm: Nếu doanh nghiệp có nhiều sản phẩm hãy phân loại thành các nhóm. Việc này giúp khách hàng dễ dàng trong việc tìm kiếm, tối ưu sản phẩm.
- Quy trình làm việc/ hợp tác: phần này quan trọng đối với profile của doanh nghiệp dịch vụ, nhất là mảng tư vấn. Khách hàng sẽ nắm được các bước tiếp theo sau khi ký kết hợp đồng để tránh việc lộn xộn trong giao dịch.
- Khách hàng/ Dự án tiêu biểu: cho khách hàng biết doanh nghiệp đã làm việc với những đơn vị tiêu biểu nào, đa dạng ngành nghề, lĩnh vực nào. Tạo niềm tin bền vững với khách hàng.
Xu hướng mới hiện nay, nhiều doanh nghiệp với tư duy mới sẽ lược bớt những phần ít tác dụng như tầm nhìn, sứ mệnh hay thậm chí quá trình phát triển, cơ cấu tổ chức (hoặc ít nhất là tối giản chúng)
Quan điểm của họ là những thông tin cơ bản đó đã có sẵn và vô cùng đầy đủ trên website, có đưa vào profile, khách hàng cũng chẳng mấy quan tâm mà còn làm “dài dòng văn tự”.
Vì thế, các doanh nghiệp có thể cân nhắc xu hướng hướng này, nếu thích là phong cách hiện đại và muốn tập trung vào phần cốt lõi nhất.
3: Xác định văn phong của Profile
Doanh nghiệp cần quyết định sắp xếp nội dung đã lên một cách hợp lý nhất, dẫn dắt văn phong phù hợp với vị thế của doanh nghiệp.
4: Viết phần kết thúc của Profile
Lựa chọn cách kết thúc mở cho cuốn Profile để được nhận nhiều hơn: Đôi khi là một câu nói của khách hàng, đôi khi là một cuộc hẹn gặp mặt, và đôi khi là thêm cả 1 hợp đồng.
Khi khách hàng xem xong Profile, hãy kêu gọi khách hàng hành động, bày tỏ rằng mong muốn hợp tác, cùng khách hàng vượt qua khó khăn, đưa ra giải pháp cho vấn đề khách hàng đang gặp khó khăn.
Có rất nhiều cách để viết ra kết thúc Profile tạo điểm nhấn: một câu hỏi mở, một khẳng định rắn chắc, một lời tiên tri về thành công nếu có cơ hội hợp tác,…
5: Trình bày cơ bản của Profile doanh nghiệp
Xây dựng hình hài cho cuốn Profile doanh nghiệp bằng các thiết kế ấn tượng, độc đáo thể hiện được tinh thần chuyên nghiệp.
Ngoài việc tuân thủ theo nhận diện thương hiệu (brand guidline), các designer phải tìm chọn hình ảnh phù hợp, quyết định font chữ, màu sắc, kích thước. Thiết kế đẹp sẽ chuyển các nội dung khô khan thành nội dung thích ứng thị giác.
Còn nếu chưa có brand guidline để biết xác định phong cách thiết kế, cách dàn trang, gam màu chủ đạo thì hãy tập hợp lại tất cả các tài liệu bán hàng của công ty, tìm điểm chung của chúng và cố gắng đừng để cuốn profile bị lạc loài khi ở cùng một chỗ.
Cấu trúc một bộ profile công ty chuẩn gồm những gì?
Tùy thuộc vào quy mô và lĩnh vực kinh doanh của công ty mà bạn sẽ thiết kế bộ profile riêng tối ưu nhất với kinh phí. Thông thường cấu trúc của 1 bộ profile công ty chuẩn bao gồm những nội dung sau:
Bìa đầu quyển thiết kế profile
- Logo
- Tên công ty
- Slogan hoặc khẩu hiệu được công ty sử dụng
- Hình ảnh minh họa cho lĩnh vực kinh doanh của công ty
Trang thứ 2 – 3 quyển thiết kế profile
- Phụ lục
- Lịch sử hình thành và những dấu mốc chính trong quá trình phát triển của công ty
- Những bước phát triển đột phá của doanh nghiệp
- Những sự kiện quan trọng mang tính bước ngoặt cho sự phát triển, thành công của công ty
- Sử dụng hình ảnh tư liệu sẵn có của công ty để minh họa cho profile
Trang thứ 4 – 5 quyển profile
- Giới thiệu khái quát về công ty
- Điểm qua những hoạt động chính về ngành nghề kinh doanh, quy mô hoạt động
- Sứ mệnh và mục tiêu của công ty
- Hình ảnh tư liệu minh họa đi kèm
Trang thứ 6 – 7 quyển thiết kế profile
- Hình ảnh các thành viên Hội đồng quản trị, nhân sự cốt cán của công ty
- Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty
- Có thể giới thiệu thêm thông tin của những nhân viên xuất sắc có đóng góp nổi bật cho sự phát triển của công ty
Trang thứ 7 – 8 quyển thiết kế profile
- Chi tiết về lĩnh vực kinh doanh, dịch vụ cung cấp của công ty
- Hình ảnh minh họa tư liệu đi kèm
Trang thứ 9 – 10 quyển profile
- Những dự án tiêu biểu của công ty đã đạt được
- Những dịch vụ, sản phẩm chủ đạo cung cấp
- Giới thiệu tổng quan, liệt kê toàn bộ các dự án, công trình đã được thực hiện
- Hình ảnh minh họa, tư liệu đi kèm
Các trang tiếp theo quyển thiết kế profile
- Những vấn đề mới đặt ra trong bối cảnh phát triển hiện tại, những giải pháp, mục tiêu của công ty
- Các hoạt động xã hội vù cộng đồng hướng đến chiến lược phát triển bền vững
Bìa cuối quyển thiết kế profile
- Logo công ty
- Thông tin liên lạc
- Có thể sử dụng các hình ảnh khái quát minh họa cho sự phát triển của công ty
Lời kết
Là một mảnh đất thể hiện cho thương hiệu nên việc đầu tư cho một bộ Profile công ty hoàn hảo đang là điều mà hầu hết các doanh nghiệp quan tâm. Tuy nhiên không nhất thiết phải đầu tư tiền tỷ cho chúng, chỉ cần những điều chân thật được chọn lọc và thể hiện cùng với một vài điểm nhấn tinh tế và phù hợp với ngành hàng cũng như khách hàng mục tiêu cũng đủ để gây ấn tượng cho thương hiệu. Trên đây là một số ví dụ về Profile của công ty ấn tượng của các công ty lớn hi vọng sẽ mang đến những ý tưởng mới mẻ cho việc thiết kế Profile công ty của bạn.
Nếu bạn đang tìm một đơn vị uy tín và kinh nghiệm để có thể thiết kế profile doanh nghiệp, hệ thống bộ nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp mình một cách chuyên nghiệp và ấn tượng, thì hãy liên lạc ngay với chúng tôi qua số điện thoại 0988 622 991, hoặc để lại thông tin và yêu cầu của bạn, bộ phận tư vấn của Malu Design sẽ liên hệ lại ngay để giải đáp mọi thắc mắc cho bạn nhé!
————————
Malu Design – Branding Identity Agency
Hotline: 0988 622 991
