Trong công việc, bất kể ở vị trí nào, bạn sẽ phải tiếp xúc với rất nhiều đối tượng khác nhau: đồng nghiệp, sếp, đối tác, v.v. Chính vì thế, việc rèn luyện kỹ năng giao tiếp tốt là nền tảng vô cùng quan trọng nơi công sở.Nếu muốn cách giao tiếp của bản thân được cải thiện rõ rệt, hãy cùng Malu theo dõi những bí quyết “nhỏ mà có võ” trong bài viết dưới đây nhé!
Trước hết, kỹ năng giao tiếp là gì?
Giao tiếp là khả năng sử dụng phương tiện ngôn ngữ nói, ngôn ngữ viết hoặc ngôn ngữ cơ thể để diễn đạt suy nghĩ, tâm tư, quan điểm, cảm nhận,… của mình một cách rõ ràng và thuyết phục nhất.
Cách giao tiếp hiệu quả đòi hỏi sự đầu tư và quá trình luyện tập mỗi ngày. Đó là khi bạn sử dụng ngôn ngữ của mình để biến lời nói có sức nặng và tạo được giá trị nơi người nghe.
Cách giao tiếp hiệu quả quan trọng như thế nào?
Khi sở hữu khả năng giao tiếp tốt, bạn sẽ ở tâm thế chủ động hơn trong cuộc trò chuyện.
Chỉ cần bạn truyền tải đúng thông tin cần nói đến đồng nghiệp, sếp, đối tác, v.v thì công việc sẽ được diễn ra suôn sẻ hơn. Bởi lúc này, cả hai đã hiểu ý của nhau và có thể tiến hành những bước tiếp theo trong công việc.
Thế nhưng, cách giao tiếp hiệu quả không chỉ nằm ở cách bạn nói, mà còn là cách bạn lắng nghe. Khi đối phương cảm nhận rõ rệt rằng họ đang được thấu hiểu và lắng nghe, bạn sẽ tạo dựng được sự tin tưởng nơi người nghe. Vị thế của bạn trong mắt người đối diện cũng tăng lên và từ đó mang lại những kết quả tích cực trông thấy.
Cách giao tiếp lưu loát sẽ giúp bạn mở rộng mối quan hệ với đồng nghiệp, sếp hay đối tác. Nhờ đó, bạn cũng có thể khám phá được những cơ hội tốt mà bản thân chưa từng nghĩ tới.
Các cách cải thiện kỹ năng giao tiếp
Hiểu được tầm quan trọng của cách giao tiếp là một chuyện, nhưng làm thế nào để trở thành người giao tiếp hiệu quả lại là chuyện khác. Nếu chưa biết cách giao tiếp sao để đạt được mục đích của mình, cùng tham khảo các hướng dẫn dưới đây của Malu nhé!
1. Có kế hoạch giao tiếp cụ thể
Một trong những cách giao tiếp hiệu quả là chuẩn bị kế hoạch cụ thể. Trước hết, hãy vạch ra mục tiêu của cuộc nói chuyện này là gì: Làm rõ khúc mắc giữa hai bên trong công việc? Phân chia công việc? v.v.
Sau đó, bạn cần liệt kê ra điều bạn muốn nói, đối tượng là ai, nói như thế nào, nói ở đâu, cuộc trò chuyện sẽ diễn ra khi nào, v.v.
Khi xác định rõ mục đích của cuộc giao tiếp, bạn và đối phương sẽ có cách giao tiếp rất mượt mà, tránh lạc đề hay lãng phí thời gian vào những câu chuyện không liên quan.
2. Chọn lọc ngôn từ
Như đã nói, chúng ta sẽ phải giao tiếp với rất nhiều đối tượng khác nhau trong công ty. Chính vì thế, ngôn ngữ ta dùng phải phù hợp trong từng ngữ cảnh. Nói chuyện bông đùa với đồng nghiệp trong giờ nghỉ sẽ khác với khi giao tiếp trong một cuộc họp có các sếp và đối tác.
Việc chọn lọc ngôn từ sẽ giúp cách giao tiếp hiệu quả hơn khi đối phương hiểu nhanh hơn thông tin được truyền đạt. Đồng thời, họ sẽ cảm thấy được tôn trọng vì bạn đã chắt lọc những ngôn từ phù hợp nhất.
Để làm giàu vốn từ giao tiếp của mình, bạn có thể quan sát những cuộc hội thoại từ mọi người xung quanh. Đó sẽ là chất liệu để bạn có thể học hỏi nhanh nhất và áp dụng vào trong trường hợp của mình.
3. Điều chỉnh phong cách giao tiếp phù hợp với từng đối tượng
Mỗi người sẽ có những cách thức giao tiếp riêng biệt. Chính vì thế, điều quan trọng bạn cần làm chính là điều chỉnh phong cách giao tiếp phù hợp với đối tượng.
Nếu bạn đang giao tiếp với một người đồng nghiệp bận rộn, hãy nói chuyện thẳng thắn và đi vào trọng tâm vấn đề. Nếu đối tượng là một người phóng khoáng và vui vẻ, cách nói chuyện rập khuôn và quá khách sáo có thể không phù hợp với họ.
Hoặc nếu bạn chuẩn bị đề xuất nhanh một ý kiến với CEO, hãy chuẩn bị một bài thuyết trình ngắn gọn để thể hiện ý tưởng đó một cách rành mạch nhất.
4. Lắng nghe để thấu hiểu câu chuyện
Nhiều người trong chúng ta thường lầm tưởng giữa nghe và lắng nghe. Thực chất, việc lắng nghe còn bao hàm cả ý chú tâm vào câu chuyện của người đối diện. Bạn cần có sự phân tích và đưa ra những phản hồi chính xác.
Tuy nhiên, việc này nói dễ mà khó. Sẽ có những yếu tố nhiễu bên ngoài khiến bạn xao nhãng khỏi cuộc trò chuyện, từ đó khó lòng lắng nghe 100% nếu thiếu đi sự tập trung.
5. Kiểm soát giọng nói
Khi căng thẳng hoặc hào hứng quá mức, giọng nói của bạn có thể sẽ thay đổi. Điều này sẽ ảnh hưởng đến cách giao tiếp của bạn. Giọng nói run rẩy do căng thẳng cũng khiến bạn trở nên thiếu tin cậy, nhất là trong những lần đàm phán cùng khách hàng.
Để khắc phục vấn đề này, bạn cần luyện tập để điều chỉnh âm lượng và cách phát âm của mình. Hãy tập nó với bạn bè hoặc người quen.
Họ sẽ nghe và chỉ dẫn bạn đâu là yếu điểm trong cách bạn phát âm. Với một số người đã quen sử dụng phương ngữ, việc luyện tập là rất cần thiết. Bởi lẽ, nó sẽ giúp ích cho việc giao tiếp dễ dàng hơn với những người ở địa phương khác.
6. Biết cách điều khiển cảm xúc cá nhân
Điều bạn nói không quan trọng bằng cách bạn nói. Cùng là một thông tin, nhưng ngữ điệu và tốc độ khác nhau sẽ mang đến những trải nghiệm khác nhau nơi người nghe.
Vì vậy, hãy điều chỉnh giọng điệu và tốc độ nói của mình phù hợp với đối tượng và môi trường giao tiếp.
Trong những cuộc trò chuyện hay trong cuộc họp, sự tranh cãi và bất đồng quan điểm là điều có thể xảy ra. Song, bạn nên học cách điều khiển cảm xúc cá nhân để tránh nói chuyện với giọng điệu gắt gỏng và “chói tai”.
Một mẹo nhỏ là bạn có thể ghi âm cuộc trò chuyện, sau đó về nghe lại tốc độ và giọng điệu của mình để tinh chỉnh phù hợp trong những lần sau.
Đọc thêm: Xây dựng tác phong chuyên nghiệp tại nơi làm việc
7. Chú ý thời gian giao tiếp
Thời gian là vàng bạc. Với những buổi giao tiếp quan trọng, bạn nhất định không thể bỏ qua yếu tố về thời gian. Hãy tìm cách giải thích hoặc trình bày ngắn gọn vấn đề trong khoảng thời gian cho phép.
Thông tin mà bạn muốn truyền đạt đến đối phương cần súc tích, ngắn gọn và rõ ràng, đặc biệt là trong các sự kiện lớn, khi thời gian giao tiếp cá nhân không nhiều.
Hãy thử tìm hiểu các phương thức quản lý thời gian hoặc các phương pháp xây dựng cuộc trò chuyện để tận dụng tốt khoảng thời gian của mình nhé.
8. Không diễn đạt vòng vo
Bạn có thể loại bỏ những ngôn ngữ và cấu trúc phức tạp để câu nói truyền đến người nghe một cách dễ hiểu nhất. Trong trường hợp bạn sử dụng tiếng Anh, hãy chắc chắn rằng từ ngữ bạn dùng thể hiện đúng ý nghĩa của điều bạn muốn nói.
Ngược lại khi được hỏi, bạn hãy trả lời trực tiếp và đi vào trọng tâm. Bạn hoàn toàn có thể dành vài giây để suy nghĩ, nhưng đừng trả lời “vòng vo tam quốc” và không liên quan đến chủ đề đối thoại.
Bằng không, bạn chỉ đang làm mất thời gian của đối phương và chẳng thể đi đến được mấu chốt của cuộc nói chuyện ấy.
9. Ngôn ngữ cơ thể tiết lộ khá nhiều về bạn
Ngoài ngôn ngữ, các yếu tố phi ngôn ngữ trong giao tiếp cũng rất quan trọng. Thông qua ngôn ngữ cơ thể, người đối diện có thể biết được bạn đang cảm thấy như thế nào. Nếu bạn không muốn họ biết mình đang nghĩ gì; hãy tìm cách để kiểm soát những hành động không cần thiết của chân tay.
Trong một số trường hợp, các cử chỉ của tay chân có thể hỗ trợ cho lời nói; như đang thuyết trình hoặc trình bày ý tưởng. Tuy nhiên, bạn cũng chỉ nên sử dụng nó ở tần suất vừa phải; để tránh tạo ác cảm với người đối diện.
10. Tránh ậm ừ
Khác với giao tiếp qua email (bạn sẽ có thời gian để cân nhắc ý tứ, câu chữ phù hợp), giao tiếp trực tiếp đòi hỏi bạn phải nghĩ nhanh trong đầu để có thể truyền đạt thông tin chính xác đến người nghe.
Chuyện ậm ừ trong những tình huống như thế là điều khó tránh. Thế nhưng, bạn cần hiểu rằng sự ậm ừ sẽ vô tình khiến cuộc trò chuyện bị kéo dài không cần thiết.
Không chỉ thế, nó còn tạo một hình ảnh không tốt trong mắt đối phương. Có thể họ sẽ nghĩ bạn đang lo lắng, hồi hộp, không chuẩn bị kỹ càng điều mình muốn nói trước đó, hoặc thậm chí là bạn đang không trung thực trong lời nói.
Nếu sự ậm ừ diễn ra quá nhiều lần thì trong vô thức, nó sẽ trở thành một thói quen không tốt và thậm chí khiến bạn đánh mất sự tự tin.
11. Đặt câu hỏi khi chưa hiểu
Để tránh trường hợp “ông nói gà bà nói vịt”, việc đặt câu hỏi khi chưa hiểu vấn đề chính là cách giải quyết tốt nhất. Nếu có điều gì bạn chưa rõ, hãy mạnh dạn đặt câu hỏi để chắc chắn cả hai đang “cùng pha” với nhau.
Rất nhiều người đã bỏ qua bước này vì ngại người khác nghĩ mình thiếu nhạy bén hoặc không chú tâm lúc họ nói.
Thế nhưng, Malu khuyên bạn hãy mạnh dạn gạt bỏ những suy nghĩ ấy. Bởi nếu không lên tiếng, những thắc mắc trong đầu bạn sẽ không bao giờ được giải đáp.
12. Xây dựng lòng tin với mọi người
Chỉ giao tiếp lưu loát và biết lắng nghe ý kiến của người khác thôi chưa đủ. Bạn cần xây dựng lòng tin ở những mối quan hệ trong công việc. Để làm được điều đó, cách giao tiếp của bạn phải thể hiện rõ tính cách, thái độ của bạn.
Bên cạnh đó, bạn phải luôn thành thật, nói điều mình nghĩ chứ đừng mãi nói điều người khác muốn nghe. Khi bộc lộ được sự đáng tin cậy, đối phương sẽ cảm thấy tin tưởng. Nhờ đó mà cuộc trò chuyện sẽ trở nên hiệu quả hơn rất nhiều.
13. Đừng quên trau chuốt ngôn ngữ giao tiếp qua văn bản
Bên cạnh ngôn ngữ nói, viết cũng là một cách giao tiếp vô cùng quan trọng. Trong thế kỉ 21 khi các nền tảng làm việc trực tuyến lên ngôi, rất nhiều công việc sẽ đòi hỏi kỹ năng viết tốt ở nhân viên. Ví dụ như: viết email, thảo luận trong nhóm chat, trao đổi công việc qua các nền tảng làm việc trực tuyến, v.v.
Để rèn kỹ năng viết, bạn có thể bắt đầu với những điều đơn giản như viết những dòng trạng thái trên Facebook. Sau đó, bạn có thể nâng độ khó bằng cách viết ra những điều mình suy ngẫm trong đầu trên nhật ký, sổ tay, điện thoại, blog, v.v.
Bạn cũng cần đọc nhiều sách, báo hơn để làm giàu vốn từ vựng và các cấu trúc câu để có thể đem chúng áp dụng vào công việc đấy.
14. Sẵn sàng nhận góp ý và chỉnh sửa
Mắc sai lầm là điều không thể tránh trong quá trình giao tiếp; dù bạn có là chuyên gia đi chăng nữa. Mở lòng hơn trước các cuộc trò chuyện và không ngại nhận góp ý sẽ tốt cho việc cải thiện kỹ năng giao tiếp của bản thân.
Không ai ngay từ đầu đã trở thành người hoạt ngôn nếu không có những va vấp ban đầu; và không ngại nhận góp ý để chỉnh sửa.
Kết lại
Malu hy vọng với những chia sẻ trên đây, có thể giúp bạn sớm cải thiện kỹ năng giao tiếp của bản thân. Nhanh chóng chuyển từ giai đoạn giao tiếp tiêu chuẩn sang giao tiếp hiệu quả như một chuyên gia thực thụ nhé!
