Digital workplace (Môi trường làm việc số) sẽ là tương lai của công việc khi mà chuyển đổi số ngày càng diễn ra mạnh mẽ, mô hình kinh doanh thay đổi bất biến khi nào thì làm việc trong môi trường số là lựa chọn tất yếu.
Đây là không chỉ là lựa chọn của doanh nghiệp, mà hơn hết chính đội ngũ nhân sự – những người đang làm việc hàng giờ trong công ty, họ sẽ chọn cho mình một trường làm việc hiệu quả, ở đó có sự cộng tác, chia sẻ, ứng dụng công nghệ thay vì làm tay tất cả.
Thực tế, các doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng một số thành phần trong môi trường làm số. Nhưng để thực sự gặt hái được lợi ích từ digital workplace và có thể đo lường được kết quả, doanh nghiệp cần triển khai nó ở dạng đầy đủ. Điều đó bắt đầu bằng cách hiểu rõ khái niệm môi trường làm việc số thực sự là gì và nó có thể giúp doanh nghiệp mang lại giá trị kinh doanh có thể đo lường được như thế nào.
Trong bài viết dưới đây, hãy cùng xem tìm hiểu rõ hơn về khái niệm này nhé.
Digital workplace là gì ?
Digital workplace – Môi trường làm việc số là một chiến lược của doanh nghiệp, bao gồm (1) công cụ (2) quy trình (3) văn hoá và (4) kỹ năng mà nhân viên cần được trang bị để làm việc hiệu quả cũng như cung cấp dịch vụ khách hàng tốt nhất.
Theo đó, môi trường làm việc số cho phép:
- Các thành viên trong nhóm tương tác hiệu quả
- Quản lý các dự án và nhiệm vụ được hiển thị đầy đủ thông tin
- Giải quyết các vấn đề, ticket yêu cầu, lỗi nhanh chóng
- Tự động hóa các quy trình kinh doanh tiêu chuẩn và có tính lặp lại
- Tích hợp với các ứng dụng bên thứ ba
- Tự động tạo báo cáo để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu tốt hơn
Tại sao chọn chiến lược digital workplace ?
Có 4 lí do tại sao doanh nghiệp cần triển khai chiến lược digital workplace, đó là:
- Để thu hút nhân tài: 64% nhân viên sẽ chọn một công việc được trả lương thấp hơn nếu họ không phải làm việc tại văn phòng.
- Tăng năng suất làm việc: các tổ chức có mạng xã hội trực tuyến có năng suất cao hơn 7% so với những tổ chức không có.
- Tăng sự hài lòng của nhân viên: các doanh nghiệp sử dụng phần mềm/công cụ truyền thông xã hội nội bộ cho thấy sự hài lòng của nhân viên tăng lên trung bình 20%.
- Giữ chân nhân tài: khi mức độ gắn bó của nhân viên tăng lên, tỷ lệ giữ chân nhân viên cũng tăng tương ứng, lên đến 87%.
Như vậy, lựa chọn triển khai môi trường làm việc số sẽ đem đến lợi ích cho doanh nghiệp, nhân viên và khách hàng. Đây có lẽ là điều mà bất kỳ CEO nào cũng mong muốn.
Những hiểu lầm về digital workplace
Dưới đây là 3 hiểu lầm phổ biến mà mọi người vẫn thường lầm tưởng:
- Digital workplace là một mạng nội bộ
Mạng nội bộ là mạng riêng tư chỉ nhân viên có quyền mới được truy cập. Và đương nhiên, bạn không thể sử dụng cho các dự án, quy trình hoặc thảo luận nội bộ đang hoạt động. Trong khi đó, digital workplace cho phép doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu kinh doanh một cách an toàn, quản lý các dự án, quy trình và tương tác trong thời gian thực.
- Digital workplace chỉ là một tập hợp các ứng dụng
Bạn nghĩ rằng doanh nghiệp đang sử dụng hàng tá ứng dụng để quản lý công việc nghĩa là đang làm việc trong môi trường số. Không phải vậy, việc sử dụng nhiều ứng dụng trong công ty, nhân viên càng khó quản lý công việc, dữ liệu lưu trữ phân tán, khó khăn khi tìm kiếm.
- Digital workplace là một công cụ cộng tác
Ứng dụng cộng tác cho phép người dùng tương tác trong thời gian thực nhưng bị giới hạn chỉ dùng khi giao tiếp. Còn với digital workplace không chỉ là một công cụ cộng tác mà còn giúp hợp lý hóa các quy trình, theo dõi trạng thái của các dự án và tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại.
Digital workplace framework
Theo Deloitte, môi trường làm việc số sẽ bao gồm 4 lớp như sau:
- (1) Sử dụng: cộng tác, giao tiếp, kết nối
Môi trường làm việc số là khả năng của nhân viên để thực hiện công việc bằng cách cộng tác, giao tiếp và kết nối với những người khác. Mục tiêu là tạo dựng các mối quan hệ kinh doanh hiệu quả trong và ngoài các nhóm làm việc truyền thống và cho phép chia sẻ kiến thức trong toàn doanh nghiệp.
- (2) Công nghệ : Bộ công cụ kỹ thuật số
Mỗi tổ chức cần có bộ công cụ kỹ thuật số tại nơi làm việc với các công cụ khác nhau, tùy thuộc vào ngành và nhu cầu kinh doanh. Điều quan trọng là sử dụng các công cụ phù hợp cho nhân viên giúp họ thực hiện công việc mỗi ngày tốt hơn.
- (3) Kiểm soát: Quản trị, rủi ro và tuân thủ
Hiệu quả của việc sử dụng công nghệ trong môi trường làm việc kỹ thuật số được củng cố bởi các biện pháp kiểm soát thích hợp. Nghĩa là, doanh nghiệp cần có cấu trúc quản trị và quy trình quản lý phù hợp tại môi trường làm việc số. Tuân thủ các chính sách của doanh nghiệp và các quy định trong ngành.
- (4) Định hướng kinh doanh: Giá trị kinh doanh có thể đo lường được
Tổng kết
Định hướng kinh doanh là yếu tố quan trọng thúc đẩy môi trường làm việc số. Để đạt được lợi ích, doanh nghiệp cần đưa ra định hướng cụ thể cho môi trường làm việc số.
