Theo dõi dòng tiền ra vào chắc chắn là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý chi phí kinh doanh hiệu quả. Song, hàng ngàn doanh nghiệp vẫn luôn bị rơi vào bẫy “Tham bát, bỏ mâm” chỉ quan tâm đến những thứ nhỏ nhặt hay lợi ích trước mắt mà bỏ quên giá trị to lớn phía sau.

Một cuộc khảo sát hơn 500 CFOs và các chuyên gia trong lĩnh vực tài chính tiết lộ rằng, 10% các doanh nghiệp hiện nay vẫn sử dụng bút và giấy để lưu lại những chi phí trong quá trình hoạt động.

Chỉ hơn 1/3 các doanh nghiệp trong khảo sát sử dụng Microsoft Excel hoặc các công cụ bảng tính khác để tính toán chi phí.

3 mẹo quản trị chi phí kinh doanh

1. Nắm rõ số vốn lưu động của doanh nghiệp

Bước đầu tiên để bạn có thể quản trị nguồn tiền, chi phí kinh doanh cho doanh nghiệp hiệu quả đó chính là nắm rõ số vốn lưu động của công ty. Vốn lưu động là nguồn tiền mọi doanh nghiệp cần hàng ngày để tồn tại.

Ví dụ một doanh nghiệp chi 10 triệu cho các vấn đề chi phí như lưu kho, sân bãi quản lý, điện nước,… và bán được 30 triệu tiền sản phẩm. Nghĩa là họ đã tạo ra khoản lợi nhuận trị giá 20 triệu (giả dụ mọi chi phí phát sinh đều bằng không).

Tuy nhiên, giả dụ khách hàng có thời hạn thanh toán với bạn trong vòng 90 ngày, và thời hạn thanh toán của bạn với nhà cung ứng sản phẩm là 30 ngày, thì sẽ là thảm họa nếu như số vốn lưu động trong công ty không đủ để chi trả cho các chi phí hoạt động.

Vậy giải quyết vấn đề này thế nào?

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, thời hạn thanh toán của khách hàng nên nhỏ hơn thời hạn thanh toán của bạn với nhà cung ứng sản phẩm. Tránh tình huống xấu nhất là bạn không đủ tiền trả cho bên cung ứng, lại phải ngày đêm đi đòi tiền từ phía khách hàng.

2. Kế toán/kiểm toán rất quan trọng

Rất nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là đơn vị có các nhà đầu tư từ bên ngoài, họ thường rất lưu tâm đến các vấn đề về con số kế toán để phản ánh tình trạng sức khỏe của doanh nghiệp.

Ví dụ về các công ty làm ăn thua lỗ với số tiề khoảng 1 tỷ đồng. Họ sẽ thường phân chia số lỗ này vào các kì kế toán khác nhau. Hành động này được coi là phạm pháp. Kết quả là, số lỗ thực của doanh nghiệp vào kì làm quyết toán có thể sẽ lớn hơn rất nhiều so với những gì bạn nhìn thấy trong bản báo cáo tài chính hàng năm.

Là một người chủ doanh nghiệp, bạn cần phải biết được và tránh những sai phạm này trước khi đến tai các nhà đầu tư và đơn vị kiểm toán độc lập. Mục đích của kế toán không phải là để làm đẹp trang trí cho hình ảnh của doanh nghiệp.

3. Đầu tư vào hệ thống thanh toán tự động

Các doanh nghiệp thông thường khi kí hợp đồng dịch vụ hàng năm với khách hàng, họ thường trả các khoản phí định kì theo tháng sau khi dịch vụ được cung cấp. Điều này sẽ làm tăng số lượng hóa đơn chứng từ cũng như nguồn lực để đi theo khách hàng.

Với 1-2 người còn là chuyện đơn giản, nhưng khi con số lên tới hàng trăm thì lại trở thành một vấn đề rất lớn.

Để giải quyết vấn đề này, đầu tư vào các hệ thống thanh toán tự động. Những công cụ này sẽ giúp bạn không những kiểm soát nguồn tiền tốt, giảm nguồn lực phát sinh không cần thiết, đồng thời khách hàng cũng dễ dàng theo dõi các khoản chi trả của mình hơn.

Những hệ thống này khi được tích hợp với các phần mềm kế toán, có thể lập tức lưu lại các khoản thanh toán, chi phí tự động giúp doanh nghiệp quản trị dễ dàng hơn.

Để Quản Lý Chi Phí Kinh Doanh Hiệu Quả

Quản lý chi phí hiệu quả là một việc cực kì quan trọng giữ cho doanh nghiệp luôn nhận biết được tình trạng hiện tại của mình. Đầu tư vào các công nghệ quản lý mới cũng như phương pháp quản trị kế toán sẽ đảm bảo rằng bạn kiểm soát được mọi con số trong công ty.