Brief là một tài liệu quan trọng phác thảo dự án thiết kế của bạn để bạn và khách hàng hiểu chính xác những gì mong đợi về sản phẩm và quy trình làm việc của dự án. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp các thông tin bạn cần biết về cách viết một bản Brief tóm tắt thiết kế giúp cho các dự án thiết kế của bạn đi đúng hướng, có tổ chức hơn và làm hài lòng khách hàng của bạn.
Brief là gì?
Brief hay còn được biết đến với tên gọi bản tóm tắt/yêu cầu thiết kế, sáng tạo, là một tài liệu quản lý dự án cho phép bạn xác định phạm vi, quy mô và các chi tiết cốt lõi của dự án thiết kế chuẩn bị thực hiện. Theo đó, Brief tương tự như một đề xuất hoặc tuyên bố công việc.
Khi bạn có thông tin phù hợp, Brief có khả năng trở thành một trong những công cụ quản lý dự án mạnh mẽ nhất của bạn. Nó có thể được sử dụng để thông báo các quyết định thiết kế và hướng dẫn quy trình làm việc tổng thể của dự án của bạn; từ khi chỉ là ý tưởng đến khi hoàn thành. Một bản yêu cầu sáng tạo – Brief được viết tốt sẽ giúp bạn sớm xác định và tránh các rào cản và thậm chí nó có thể hợp lý hóa và đẩy nhanh tiến trình thiết kế, thực hiện và phát triển của bạn.
Mặc dù mỗi người có cách giải quyết Brief theo cách riêng của, nhưng bạn có thể tận dụng tối đa nó bằng cách cộng tác với khách hàng của mình khi bắt đầu dự án. Bằng cách này, bản tóm tắt thiết kế của bạn cho phép bạn làm rõ các mục tiêu và mục tiêu, lấy ý kiến đóng góp từ các bên liên quan quan trọng và cuối cùng, cả hai bên đều chịu trách nhiệm về sản phẩm cuối cùng.
Nếu bạn và khách hàng của bạn đều hiểu trách nhiệm của nhau và có tầm nhìn rõ ràng về những gì các sản phẩm cuối cùng sẽ được giao trước khi bất kỳ công việc nào bắt đầu, bạn có thể sẽ tránh được nhiều lần sửa đổi không cần thiết trong suốt và sau đó dự án.
Bắt đầu một dự án mới với một bản tóm tắt thiết kế cung cấp rất nhiều lợi ích khác cho quy trình làm việc dự án của bạn. Ngoài ra, một bản Brief chuẩn chỉ còn đem đến cho bạn những lợi ích tuyệt vời như sau:
- Cung cấp cho nhà thiết kế cái nhìn sâu sắc, nền tảng và nền tảng cần thiết để tạo ra thiết kế trực quan
- Cung cấp tầm nhìn chi tiết hơn về kỳ vọng của khách hàng
- Giúp giữ cho các cộng tác viên riêng lẻ phù hợp và đi đúng hướng, đồng thời duy trì dự án đúng thời gian và ngân sách
- Mang lại cho khách hàng cảm giác được tham gia vào quá trình và thoải mái rằng các mục tiêu và tầm nhìn của họ được hiểu
- Có được tất cả các thông số kỹ thuật thiết kế trả trước
- Hiểu thị hiếu của khách hàng và xác định những điều “không nên làm” với họ
Phân loại Brief
1. Communication brief
Đây là bản tóm tắt sử dụng giữa khách hàng và bộ phận Account của Agency.
Communication là bản Brief sử dụng giữa Client và bộ phận Account trong Agency. Theo đó, Communication Brief cần làm nổi bật được những vấn đề quan trọng như thông tin dự án; thông tin Client, Brand hợp tác; mục tiêu dự án; thông điệp muốn truyền tải; thời gian thực hiện; ngân sách thực hiện;… Sau khi có các thông tin cần thiết, các Manager và Leader sẽ lên kế hoạch chi tiết để chuẩn bị cho các giai đoạn tiếp theo của dự án.
-
Project: Mục đích của của chiến dịch
-
Client: Tên đơn vị/công ty chủ đầu tư
-
Brand: Thông tin thương hiệu (Giới thiệu, đặc trưng, các hoạt động quảng bá trong quá khứ
-
Project Description: Mô tả những yêu cầu của dự án
-
Brand Background: Thông tin nền tảng (Thị trường/tình hình thương hiệu, các vấn đề mà thương hiệu đang gặp phải hiện nay, đối thủ cạnh tranh, điểm mạnh yếu của đối thủ..)
-
Objectives: Mục đích truyền thông (Tăng độ nhận diện thương hiệu, tăng doanh thu, tái định vị thương hiệu…)
-
Target Audience: Đối tượng mục tiêu (Thông tin nhân khẩu học, tâm lý, hành vi…)
-
Message: Thông điệp truyền thông chính (Khơi dậy/ truyền tải thông điệp nào đến đối tượng mục tiêu)
-
Coverage: Địa bàn thực hiện project
-
Budget: Ngân sách dành cho chiến dịch
-
Timing: Thời gian hai bên gặp nhau để trình bày ý tưởng lần đầu tiên
2. Creative brief
Bản brief để Creative team làm việc
Sau khi có kế hoạch triển khai từ, các Lead sẽ phân công đầu công việc cụ thể cho các team thực hiện. Và bản phân công cụ thể, yêu cầu sáng tạo lúc này gọi là Creative Brief. Lúc này, bản yêu cầu sáng tạo cũng đã cụ thể hơn rất nhiều giúp các cá nhân có thể thực hiện các đầu công việc liên quan cho kịp tiến độ dự án.
Sau khi có bản Communication brief trong tay, account sẽ chọn lọc những thông tin quan trọng, một cách ngắn gọn, súc tích và đầy đủ nhất rồi chuyển lại cho Creative team. Tại sao phải mất công làm điều này mà không sử dụng luôn Communication brief?
Communication brief bao gồm rất nhiều thông tin về đối thủ, thị trường, tình hình kinh doanh…và không phải cái nào cũng cần thiết trong quá trình sáng tạo. Việc viết Creative brief sẽ giúp đội ngũ sáng tạo nắm bắt được các thông tin quan trọng, được định hướng chiến lược truyền thông và khơi nguồn cảm hứng sáng tạo qua các “keyword” đinh của chiến dịch.
Nội dung chính của một Creative brief gồm có
-
Job Description: Hạng mục công việc cụ thể của bộ phận Creative (thiết kế logo, bộ nhận diện thương hiệu, bao bì sản phẩm, …)
-
Target Audience: Thông tin về khách hàng mục tiêu
-
Single – Minded – Proposition (SMP): Điểm khác biệt nhất của sản phẩm có khả năng tác động đến hành vi, tâm lý của khách hàng mục tiêu
-
Key Response: Mục tiêu hành động của khách hàng sau chiến dịch (VD: Họ sẽ bàn tán về sản phẩm, họ đến địa điểm mua hàng,họ dùng thử dịch vụ…)
-
Desired Brand Character: Mong muốn cảm nhận khách hàng về sản phẩm/dịch vụ
Designer đọc brief thế nào
Trách nhiệm đầu tiên của designer là phải hiểu bản Brief, cho đến khi bạn tự tin là bạn đã hiểu một cách đầy đủ những mục tiêu và mong muốn của khách hàng. Vậy designer cần lưu ý những điều gì để hiểu bản brief một cách tốt nhất?
1. Mục tiêu dự án
Đầu xuôi thì đuôi mới lọt được nên trước tiên bạn phải hiểu được ý muốn của khách hàng thì mới có thể cho ra sản phẩm đúng với ý của họ. Những câu hỏi bạn phải trả lời được đó là: thiết kế đang hướng tới sản phẩm nào, ý tưởng của thiết kế là gì, sử dụng vào mục đích nào, nền tảng sử dụng thiết kế….
2. Ngân sách, tiến độ
- Đôi khi khách hàng sẽ không muốn cho bạn biết ngân sách mà họ muốn bỏ ra cho sản phẩm thiết kế bởi nỗi sợ việc bị hét giá quá cao. Vì thế có lẽ cách tốt nhất là chúng ta nên offer cho khách nhiều gói dịch vụ từ đắt đến rẻ và từ đó có thể nắm bắt được tâm lý khách hàng.
- Tiến độ cũng là yếu tố mà bạn nên thảo luận kĩ với khách hàng bởi họ luôn có thói quen muốn sản phẩm được hoàn thiện trước lúc họ cần. Nếu khách hàng ép tiến độ thì chúng ta cũng nên tăng ngân sách để có thể đảm bảo hoàn thiện sản phẩm
3. Đối tượng mục tiêu
Bất kì một chiến dịch truyền thông nào thì cũng cần có đối tượng mục tiêu riêng và sản phẩm thiết kế cũng không phải là một ngoại lệ. Mỗi khách hàng lại có con mắt thẩm mỹ và tâm lý khác nhau nên nếu bạn sử dụng thiết kế không phù hợp với đối tượng hướng đến thì thiết kế của bạn đã là thất bại từ “trong trứng nước”.
4. Phạm vi dự án
Không phải dự án nào cũng thực hiện thiết kế cho một khâu duy nhất. Đơn giản hơn ta có thể hiểu rằng thiết kế phục vụ cho lúc sản phẩm chưa ra mắt thị trường phải khác với lúc đã ra mắt. Hoặc thiết kế trên thương mại điện tử thì sẽ khác so với thiết kế trên bao bì.
5. Phong cách tổng thể
Có thể nói nếu nắm bắt được phong cách đang thịnh hành là một lợi thế lớn cho thiết kế. Hãy cho khách hàng một vài phong cách thiết kế mà bạn cảm thấy rằng nó hợp với sản phẩm, từ đó khách hàng sẽ dễ hình dung và lựa chọn.
6. Cần lưu ý điều gì?
Tâm lý của khách hàng hay ai thì cũng có những điều thích và không thích vì thế đừng dại mà làm những điều mà khách hàng không thích. Thường sở thích khách hàng sẽ tập trung vào màu sắc, hình dáng, phong cách, hãy thảo luận với khách hàng thật kĩ để tránh tạo ra thiết kế không vừa lòng khách hàng
Design Brief trông như thế nào?
Design brief trông như thế nào không quan trọng, quan trọng là nội dung trong đó. Điều quan trọng nhất là nó được trình bày trực quan và dễ theo dõi.
Tại sao một bản Design Brief lại quan trọng?
Thiết kế mà không có bản tóm tắt thiết kế cũng giống như cố gắng xây dựng Legos trong bóng tối. Thông tin trong bản tóm tắt thiết kế không chỉ là nền tảng cho một dự án thiết kế mà còn là cách tốt nhất để giữ cho tất cả các bên liên quan luôn thống nhất với nhau.
Các bước sơ bộ để có một bản Design Brief hiệu quả
Bây giờ chúng ta bắt đầu làm việc. Vậy làm cách nào để tạo một bản tóm tắt thiết kế truyền đạt hiệu quả mục tiêu cuối cùng của bạn? Trước khi bạn bắt đầu với những bước đầu tiên để tạo bản tóm tắt thiết kế, có một số điều cần được giải quyết trước.
Bước 1: Xác định dự án thiết kế
Chính xác bạn cần thiết kế cho mục đích gì? Hình ảnh cho chiến dịch truyền thông trên mạng xã hội hay dùng để in ấn? Hình ảnh được sử dụng ở đâu và kích thước hay tỉ lệ của nó là bao nhiêu? Bạn cần phải hiểu rõ bạn đang muốn gì. Nếu bạn cần một trang web, một ứng dụng, hoặc một hình ảnh social media hay email marketing, danh thiếp,… bạn phải xác định ngay từ đầu. Bản tóm tắt thiết kế cần được lưu giữ cho từng dự án tại một thời điểm. Vì vậy, hãy cụ thể và bám sát những việc cần làm ở thời điểm hiện tại.
Bước 2: Tìm nhà thiết kế phù hợp cho dự án
Một khi bạn biết chính xác những gì cần thiết kế, đã đến lúc thuê một nhà thiết kế phù hợp. Cân nhắc ngân sách của bạn và tìm một nhà thiết kế trên nhiều kênh tuyển dụng, chẳng hạn như Malu Design hoặc bất kỳ trang nào mà bạn có thể tìm kiếm Designer.
Bước 3: Có một cuộc trò chuyện – nhà thiết kế và khách hàng
Không có gì quan trọng hơn để hoàn thiện một bản tóm tắt thiết kế hơn là giao tiếp. Khách hàng và nhà thiết kế phải tổ chức một trao đổi hoặc gọi điện hay nhắn tin để thảo luận về mọi khía cạnh của dự án. Các câu hỏi được hỏi và các ghi chú được thực hiện là những gì hoàn thành bản tóm tắt thiết kế do khách hàng cung cấp.
Bước 4: Bản tóm tắt thiết kế cuối cùng
Cần có sự thông nhất của cả hai. Nhà thiết kế thu nhập tất cả thông tin và tập hợp thành bản Design Brief. Khi nó đã sẵn sàng, mọi người tham gia vào dự án cần phải xem và thống nhất bản tóm tắt đề ra. Điều này cần phải xảy ra trước khi bắt tay vào thực hiện thiết kế.
Nhưng một bản tóm tắt thiết kế cần những gì để có hiệu quả? Chúng ta hãy xem xét.
Những điều quan trọng cần bao gồm trong bản tóm tắt thiết kế
Không có bản tóm tắt thiết kế nào là hoàn chỉnh nếu không có thông tin chi tiết cho các chủ đề sau:
Thông tin cơ bản về công ty: Nhà thiết kế sẽ hỏi nhiều hơn sau khi họ xem bản tóm tắt, vì vậy hãy chuẩn bị sẵn sàng.
Hồ sơ người dùng hoặc tính cách người dùng: Khách hàng hoặc khách hàng lý tưởng của bạn là ai? Nhà thiết kế không thiết kế cho bạn, họ đang thiết kế cho người dùng này. Hãy chú ý điều này.
Dự án thiết kế chính xác là về cái gì: Giải thích những gì bạn cần từ nhà thiết kế. Chỉ rõ mọi khía cạnh của nó. Nếu đó là một trang web, hãy giải thích những gì cần được đưa vào. Nếu đó là một tập hợp các mẫu, hãy xác định số lượng và nền tảng bạn cần chúng được phân phối.
Mục tiêu cho dự án này là gì? Bao gồm kết quả mong đợi của bạn về dự án. Bao gồm cả mục tiêu trước mắt và dài hạn. Giải thích cách bạn muốn thiết kế trở thành một phần của quá trình này.
Phân tích đối thủ cạnh tranh. Bạn cần nghiên cứu đối thủ cạnh tranh của mình và xem họ đang làm gì để giải quyết cùng một vấn đề mà bạn cần giải quyết. Bao gồm các liên kết, ảnh chụp màn hình để nhà thiết kế hiểu rõ hơn về sản phẩm của đối thủ cạnh tranh.
Ví dụ về các chiến dịch trước đó. Hiển thị các ví dụ thiết kế về các dự án thiết kế và chiến dịch trước đây bạn đã thực hiện. Thêm ghi chú xem chúng có thành công hay không. Chỉ định những gì bạn muốn lặp lại hoặc cải thiện.
Nguyên tắc xây dựng thương hiệu . Bạn phải nói rõ những đặc điểm chính thương hiệu của bạn. Chúng bao gồm những điều sau: Màu sắc Phông chữ Hình ảnh
Cảm hứng trực quan . Bao gồm các liên kết, ảnh chụp màn hình và hình ảnh của các chiến dịch thiết kế mà bạn mong muốn.
Thời giạn: Xác định thời hạn cho dự án.
Ngân sách. Thêm thông tin về số tiền bạn dự kiến chi cho dự án này.
Thông tin liên lạc. Thêm email hoặc số điện thoại liên hệ của mọi người tham gia vào dự án. Chỉ định người nào sẽ được liên hệ trước khi có câu hỏi. Là khách hàng, khi bạn chuẩn bị tất cả thông tin này cho nhà thiết kế của mình, họ vẫn có những câu hỏi. Một nhà thiết kế giỏi sẽ cần hiểu rõ hơn về yêu cầu của bạn. Hãy chuẩn bị để trả lời các câu hỏi chuyên sâu về tất cả thông tin bạn cung cấp.
Những điều Nên và Không nên khi làm Design Brief
Thấy được tầm quan trọng của một bản tóm tắt thiết kế đối với bất kỳ dự án thiết kế nào, bạn nên biết một số điều nên làm và không nên làm.
Hãy làm theo những lời khuyên này và dự án thiết kế của bạn sẽ thành công.
Nên làm trong Design Brief
- Tạo một bản tóm tắt thiết kế cho mỗi dự án hoặc chiến dịch. Nếu đó là một chiến dịch lớn cần nhiều nội dung trực quan khác nhau, hãy tách phần tóm tắt thành các phần chi tiết. Có thể bạn sẽ cần một nhóm các nhà thiết kế thay vì một nhóm.
- Cung cấp nhiều mẫu demo nhất có thể. Cả những gì bạn thích và những gì bạn không thích.
- Chia sẻ bất kỳ thông tin cụ thể nào về ngành mà nhà thiết kế cần tuân theo.
- Giải thích chi tiết cho nhà thiết kế biết khách hàng của bạn là ai. Chia sẻ tính cách người dùng với thông tin chi tiết.
- Có một kế hoạch dự phòng trong bản tóm tắt thiết kế. Điều này bao gồm khoảng lùi thời gian cũng như bất kỳ tài sản bổ sung nào cần được thiết kế cho dự án. Các trường hợp dự phòng khác có thể bao gồm các bức ảnh hoặc hình minh họa mới cần được cung cấp nguồn gốc.
Những điều không nên làm trong Design Brief
Dưới đây là một số điều cần tránh khi tập hợp một bản tóm tắt thiết kế và thuê một nhà thiết kế.
- Đừng mong đợi một nhà thiết kế có thể làm quá nhiều việc khác nhau cùng một lúc.
- Đừng bỏ qua thông tin có trong bản tóm tắt thiết kế.
- Đừng mong đợi nhà thiết kế biết bạn đang nghĩ gì, hãy nói hay viết nó ra.
